Wir führen jeweils eine Idee vom Business Case bis zu einem System, das Ihre Mitarbeitenden täglich nutzen. Der Weg hat sechs Phasen. Jede hat einen festen Zeitrahmen, ein schriftliches Ergebnis und am Ende eine Entscheidung, die Sie auf Grundlage der Belege treffen. Nach dem Go-live betreiben wir das System weiter mit Ihnen, und was wir dabei lernen, wird zur nächsten Idee.
Jede Phase endet mit einer Entscheidung
Eine Phase schliesst mit einem kurzen Dokument und einem Termin. Das Dokument hält fest, was wir gefunden haben, welche Belege dahinterstehen und was wir empfehlen. Sie entscheiden, ob es weitergeht, angepasst wird oder endet. Die nächste Phase beginnt erst nach Ihrem Entscheid.
Die meisten Entscheidungen lauten: weiter. Sprechen die Belege für einen Abbruch, sagen wir das schriftlich, zum Beispiel: Der Pilot hat die Kennzahl nicht bewegt, also skalieren wir ihn nicht. An den Entscheidungspunkten kostet ein Abbruch am wenigsten.
Warum wir zuerst entwickeln und dann pilotieren
Üblich ist, einen Prototyp zu pilotieren und erst danach zu entwickeln. In einem regulierten Schweizer Umfeld funktioniert diese Reihenfolge nicht. Echte Nutzende und echte Personendaten dürfen einem System nicht begegnen, bevor Sicherheit, Datenschutz und menschliche Aufsicht bestehen. Der Pilot läuft deshalb auf einem kontrollierten System.
Darum ist Phase 03 nur auf den Umfang des Piloten zugeschnitten: ein Standort, ein Team, ein Arbeitsplatz. Es ist ein produktives System, aber ein kleines. Phase 05 übernimmt die Entwicklung, die eine breitere Nutzung braucht. Bis dahin hat der Pilot gezeigt, ob sich diese Investition lohnt.
Phase 01 · Fall begründen
3 bis 5 Wochen
Phase 01 beantwortet, ob es sich lohnt, die Idee zu belegen. Wir benennen die eine Zahl, die das Projekt bewegen muss, die dafür verantwortliche Person und den Ausgangswert von heute. Wir prüfen die Idee gleichzeitig gegen Ihre Regulierung und Ihre Daten, damit Sie keines von beiden im vierten Monat überrascht.
Das erhalten Sie
- Ein Konzept und einen Business Case: den Anwendungsfall, die Kennzahl, die dafür verantwortliche Person, den Ausgangswert, das Ziel und die Begründung des Ziels.
- Eine erste Architekturskizze.
- Eine Notiz zur regulatorischen Anwendbarkeit: ob revDSG, die EU-KI-Verordnung (AI Act) oder eine Branchenregel wie GxP diesen Anwendungsfall berührt, und wie stark.
- Den Datenbefund in einer von drei Formen: Die Daten tragen den Fall, sie tragen ihn nicht, oder sie tragen ihn, sobald ein benanntes Problem behoben ist.
- Die unten aufgeführten Designergebnisse, auf denen Phase 02 aufbaut.
Designarbeit in dieser Phase
Design Thinking beginnt hier, bevor ein Modell gewählt wird. Wir befragen und begleiten die Menschen, deren Arbeit sich ändern wird, und bilden den Prozess so ab, wie er heute läuft, einschliesslich der Umgehungen, die niemand aufgeschrieben hat.
- Personas für Menschen. Die Menschen im Prozess: wer die Arbeit macht, wer freigibt, wer das Risiko trägt, wer auf der Empfängerseite steht.
- Personas für Agenten. Ein Entwurf der Persona-Karte für jeden Agenten, den der Fall brauchen könnte: seine Rolle, was er liest, was er darf und was nicht, wann er übergibt und seine Stufe auf der Autonomieleiter.
- Journey Map. Der heutige Prozess Schritt für Schritt, mit den Momenten, in denen Zeit, Geld oder Vertrauen verloren gehen.
- Service Blueprint mit Spuren für Menschen und Agenten. Der künftige Prozess, mit einer Spur für Menschen und einer für Agenten, und jede Übergabe dazwischen als Zustand mit Auslöser und Verantwortlichen gezeichnet.
Diese Ergebnisse verändern den Fall oft. Ein Schritt, der nach einer Aufgabe für einen Agenten aussah, kann sich als Regel erweisen, die ein Workflow besser und günstiger erledigt.
Wen Sie einbinden
- Die Person, die die Kennzahl verantworten wird.
- Jemanden, der für Datenschutz oder Compliance sprechen kann.
- Für jedes führende System, von dem der Fall abhängt, die verantwortliche Person, die weiss, was die Daten enthalten.
Die Entscheidung
Sie entscheiden, ob es sich lohnt, die Idee zu belegen. Sie entscheiden mit einem bezifferten Business Case, einer benannten verantwortlichen Person, einer regulatorischen Einschätzung und dem Datenbefund. Üblich sind drei Ausgänge: weiter zu Phase 02, zuerst einen Data Readiness Review beauftragen, wenn die Daten die offene Frage sind, oder die Idee mit schriftlicher Begründung zurückstellen.
Phase 02 · Nutzen belegen
3 bis 6 Wochen
Phase 02 beantwortet, ob ein Prototyp die Kennzahl aus Phase 01 bewegt. Wir schreiben zuerst die Evaluation: Fälle aus Ihrem Prozess, auch die, die schiefgegangen sind, und eine vereinbarte Definition eines korrekten Ergebnisses. Dieses Evaluationsset frieren wir ein, bevor es den Prototyp gibt. Dann bauen wir den Prototyp, der es bestehen muss.
Das erhalten Sie
- Das Evaluationsset, eingefroren und versioniert, mit den Bewertungsregeln, auf die sich Ihre Fachleute geeinigt haben.
- Einen funktionierenden Prototyp, auf die Kennzahl zugeschnitten und mit Ihren Daten oder realistischen Daten betrieben.
- Einen Evaluationsbericht: die gemessene Veränderung gegenüber dem Ausgangswert, Fall für Fall, über wiederholte Durchläufe.
- Eine Empfehlung: weiter zur Entwicklung für den produktiven Einsatz, eine benannte Variable anpassen und neu testen oder stoppen.
Designarbeit in dieser Phase
Der Prototyp kommt vor die Menschen aus den Personas. Wir beobachten, wie sie ihn an Fällen aus ihrer eigenen Woche nutzen, und notieren, wo sie zögern, übersteuern oder ihm nicht mehr trauen.
- Der Übergabebildschirm wird zusammen mit dem Agenten prototypisch gebaut, denn der Moment, in dem ein Mensch übernimmt, entscheidet darüber, ob das System brauchbar ist.
- Die Persona-Karten werden anhand dessen überarbeitet, was der Prototyp getan hat, und die vorgeschlagene Autonomiestufe jedes Agenten wird an den Evaluationsergebnissen geprüft.
- Der Service Blueprint wird um die Übergabezustände ergänzt, die der Prototyp sichtbar gemacht hat.
Wen Sie einbinden
- Die verantwortliche Person für die Kennzahl, für Zwischenreviews.
- Jemanden mit genug technischem Hintergrund, um die Evaluationsmethode ebenso zu prüfen wie die Ergebnisse.
- Den in Phase 01 bestätigten Zugang zu den Daten.
Die Entscheidung
Sie entscheiden, ob Sie die Entwicklung für den produktiven Einsatz finanzieren. Sie entscheiden mit einem Evaluationsbericht, der zeigt, was der Prototyp an Fällen geleistet hat, die Sie wiedererkennen, wie konsistent er war und was es bräuchte, daraus ein System zu entwickeln.
Phase 03 · System entwickeln
8 bis 16 Wochen
Phase 03 beantwortet, ob das System für echte Nutzende an einem Ort sicher laufen kann. Wir entwickeln es für den produktiven Einsatz: Integrationen, Zugriffskontrollen, Monitoring, Fehlerbehandlung und die Dokumentation, die eine Prüfstelle verlangen wird. Der Umfang entspricht dem Piloten, damit das System klein genug bleibt, um fertiggestellt und geprüft zu werden.
Das erhalten Sie
- Ein produktives System im Umfang des Piloten, betrieben in der für Ihre Daten vereinbarten Hosting-Variante.
- Ein Governance-Paket: Modelldokumentation, Zugriffs- und Datenkontrollen, Monitoring-Schwellen, das Konzept der menschlichen Aufsicht und den Prüfpfad.
- Das Evaluationsset aus Phase 02, als Regressionstests in die Release-Pipeline eingebunden.
- Ein Betriebshandbuch (Runbook) für den Piloten: wer gerufen wird, was zurückgerollt wird, was protokolliert wird.
Designarbeit in dieser Phase
Das Konzept der menschlichen Aufsicht ist Interface-Design. Wir bauen die Freigabewarteschlange, das Übergabepaket und die Bildschirme, auf denen ein Mensch den Agenten prüft, korrigiert oder stoppt, und wir testen sie mit den Menschen, die sie in Phase 04 nutzen werden. Die Persona-Karten unterzeichnet Ihre verantwortliche Person vor dem Go-live.
Wen Sie einbinden
- IT oder Plattform-Engineering, ab der ersten Woche.
- Ihre Ansprechperson für Datenschutz, für die Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) und das Zugriffsmodell.
- Die verantwortliche Person, die die Persona-Karten unterzeichnet.
Die Entscheidung
Sie entscheiden, ob das System an einem Standort echten Nutzenden zugänglich wird. Sie entscheiden mit dem Governance-Paket, einem bestandenen Regressionslauf und einer unterzeichneten Persona-Karte für jeden Agenten.
Phase 04 · An einem Ort pilotieren
6 bis 12 Wochen
Phase 04 beantwortet, ob die Menschen das System in ihrem Arbeitsalltag nutzen und ob sich die Zahl bewegt. Wir betreiben es live in einem begrenzten Bereich: ein Team, ein Standort, eine Produktlinie oder ein Arbeitsplatz. Der Bereich ist klein genug, dass eine Korrektur wenig kostet, und gross genug, dass das Ergebnis etwas aussagt.
Das erhalten Sie
- Das System live mit seinen ersten Nutzenden, durchgehend von uns begleitet.
- Einen Bericht zu Nutzung und Nutzen: wer es wie oft genutzt hat, was sich gegenüber dem Ausgangswert aus Phase 01 bewegt hat, was nicht, und was sich ändern muss, bevor weitere Teams es erhalten.
- Eine Aufzeichnung jeder Übergabe und Übersteuerung während des Piloten, mit den Gründen, die die Menschen genannt haben.
Designarbeit in dieser Phase
Pilotforschung ist Feldarbeit. Wir beobachten das Team bei der Arbeit, befragen die Nutzenden zu Beginn und am Ende und lesen die Protokolle der Übergaben und Übersteuerungen gemeinsam mit ihnen. Das nützlichste Signal ist, wo Menschen am System vorbeiarbeiten, denn dort widersprechen sich Service Blueprint und Arbeitstag. Die Erkenntnisse fliessen vor Phase 05 zurück in die Persona-Karten, das Übergabepaket und das Interface.
Wen Sie einbinden
- Die operative Führungskraft, deren Team seinen Arbeitsablauf ändert.
- Direkten Zugang zu den Nutzenden an der Front und zu ihren Vorgesetzten.
Die Entscheidung
Sie entscheiden, ob das System über den Piloten hinaus ausgeweitet wird. Sie entscheiden anhand der gemessenen Nutzung an einem Standort gegenüber dem Ausgangswert, den Sie in Phase 01 gesetzt haben.
Phase 05 · Skalieren, was wirkt
3 bis 6 Monate
Phase 05 beantwortet, ob der Nutzen im ganzen Umfang hält. Ein System, das für einen Standort gebaut wurde, trifft jetzt auf mehr Last, mehr Sonderfälle, mehr Integrationen und Menschen, die nicht am Piloten beteiligt waren. Wir erledigen Entwicklung und Change Management gemeinsam und messen die Kennzahl im neuen Massstab erneut.
Das erhalten Sie
- Das System, ausgeweitet auf den vereinbarten Umfang.
- Die Entwicklung, die der breitere Einsatz braucht: Kapazität, Integrationen, Monitoring und Zugriff für jeden neuen Standort und jedes neue Team.
- Schulung und Change Management, damit jedes Team weiss, wann es sich auf das System verlassen und wann es übersteuern soll.
- Einen Nutzenbericht im neuen Massstab, der bestätigt, wo das Pilotergebnis gehalten hat, und benennt, wo nicht.
Designarbeit in dieser Phase
Der Service Blueprint wird Standort für Standort angepasst, denn Abläufe, die im Organigramm gleich aussehen, laufen selten gleich. Das Onboarding gestalten wir aus den Erfahrungen des Piloten: die ersten zehn Minuten mit dem System, die erste Übergabe, die erste Übersteuerung.
Wen Sie einbinden
- Eine Sponsorin oder einen Sponsor mit Entscheidungsbefugnis über den gesamten Umfang, über das Pilotteam hinaus.
- Eine benannte Ansprechperson an jedem neuen Standort und in jedem neuen Team.
Die Entscheidung
Sie entscheiden, ob das System in den stabilen Betrieb übergeht. Sie entscheiden anhand der Kennzahl, gemessen über den gesamten Umfang.
Phase 06 · Betreiben und weiterentwickeln
laufend
Phase 06 beantwortet jedes Quartal, ob sich das System noch auszahlt. KI-Systeme driften, wenn sich die Welt ändert, die sie abbilden, wenn Modelle aktualisiert werden und wenn sich die Regulierung ändert. Wir betreiben das System mit Ihnen im Rahmen eines Betriebsvertrags mit definierten Service Levels und prüfen seinen Nutzen jedes Quartal gegen die Kennzahl aus Phase 01.
Das erhalten Sie
- Das laufende System im Rahmen eines Betriebsvertrags.
- Eine Monitoring-Ansicht, die Sie lesen können: Kosten pro erledigter Aufgabe, Drift gegenüber dem Evaluationsset und wie oft Agenten übergeben.
- Ein Quartalsreview zum Nutzen, mit Empfehlung.
- Eine Roadmap mit Verbesserungen und neuen Fällen, die jeweils in Phase 01 in die Methode einsteigen.
Designarbeit in dieser Phase
Auch nach dem Start hören wir den Nutzenden zu. Jedes Quartalsreview umfasst eine kurze Runde Nutzerinterviews und eine Auswertung der Protokolle zu Übergaben und Übersteuerungen. Persona-Karten werden aktualisiert, wenn ein Agent eine Stufe auf- oder absteigt, und die Karte wird erneut unterzeichnet.
Wen Sie einbinden
- Eine feste verantwortliche Person auf Ihrer Seite, in Teilzeit, die das Quartalsreview umsetzt.
Die Entscheidung
Jedes Quartal entscheiden Sie, ob Sie das System beibehalten, verbessern, neu trainieren, neu bauen oder ausser Betrieb nehmen, und welche Idee als Nächstes in Phase 01 einsteigt.
So regeln wir Mandate vertraglich
Drei Wege zum Einstieg
Die meisten Kundinnen und Kunden starten mit einem von drei Angeboten mit festem Umfang. Jede Angebotsseite nennt Umfang, Dauer und was Sie am Ende in der Hand haben. Preis auf Anfrage.
| Angebot | Wo es steht | Dauer | Das haben Sie am Ende |
|---|---|---|---|
| AI Opportunity Assessment | Phase 01, einzeln beauftragbar | 1 bis 2 Wochen | Einen Business Case mit benannter Kennzahl und Verantwortlichen, eine Notiz zur regulatorischen Anwendbarkeit, eine erste Einschätzung der Daten und eine Empfehlung |
| Data Readiness Review | Eine Diagnose innerhalb von Phase 01, wenn die Daten das Hauptrisiko sind | 1 bis 3 Wochen | Eine Bewertung jeder Datenquelle nach Vollständigkeit, Genauigkeit, Zugänglichkeit und Herkunft sowie einen Plan zur Behebung |
| Proof of Value Sprint | Phase 02, einzeln beauftragbar | 2 bis 4 Wochen | Einen funktionierenden Prototyp, einen Evaluationsbericht gegen den Ausgangswert aus Phase 01 und eine Empfehlung: Go, No-go oder anpassen |
Das Assessment ist die kurze Form von Phase 01. Ist ein Anwendungsfall komplex, reguliert oder über mehrere führende Systeme verteilt, nähert sich Phase 01 den vollen drei bis fünf Wochen und schliesst meist den Data Readiness Review ein. Der Sprint ist Phase 02 für einen Fall, dessen Kennzahl und Daten bereits bestätigt sind. Muss eine Phase 02 ihre Evaluationsfälle erst noch zusammentragen, nähert sie sich sechs Wochen.
Entwicklung, Pilot und Skalierung
Die Phasen 03 bis 05 werden einzeln beauftragt, jeweils an der Entscheidung, die sie eröffnet. Vor der Unterschrift sehen Sie Umfang, Dauer, Ergebnisse, das Abschlusskriterium und wen wir auf Ihrer Seite brauchen. Mit der Unterschrift unter Phase 03 verpflichten Sie sich nicht zu Phase 04 oder 05.
| Phase | Beauftragt als | Dauer | Abschlusskriterium |
|---|---|---|---|
| 03 · System entwickeln | Fester Umfang für den Pilotumfang | 8 bis 16 Wochen | Governance-Paket vollständig, Regressionstests bestanden, Persona-Karten unterzeichnet |
| 04 · An einem Ort pilotieren | Fester Umfang für ein Team oder einen Standort, mit unserer Unterstützung vor Ort und remote | 6 bis 12 Wochen | Bericht zu Nutzung und Nutzen geliefert |
| 05 · Skalieren, was wirkt | Fester Umfang für die vereinbarten Standorte und Teams, in Etappen geplant | 3 bis 6 Monate | Nutzenbericht im grossen Massstab geliefert |
| 06 · Betreiben und weiterentwickeln | Ein Betriebsvertrag mit definierten Service Levels | laufend, vierteljährlich geprüft | Verlängert, geändert oder beendet bei jedem Quartalsreview |
Den Preis jeder Phase nennen wir auf Anfrage, sobald ihr Umfang feststeht.
Support nach dem Go-live · Betreiben und weiterentwickeln
Betreiben und weiterentwickeln ist ein eigener Service mit schriftlichem Betriebsvertrag. Er deckt alles ab, was ein System im Alltag nach dem Start braucht.
| Was wir tun | Was das für Sie bedeutet |
|---|---|
| Betrieb | Wir betreiben das System in der in Phase 03 vereinbarten Hosting-Variante: Cloud in der Schweiz, Ihre eigene Infrastruktur oder On-Premise. |
| Monitoring | Sie sehen das Dashboard, das wir sehen: Traces jedes Durchlaufs, Kosten pro erledigter Aufgabe, Drift gegenüber dem Evaluationsset, wie oft Agenten übergeben, Fehler und Latenz. Jedes Signal hat eine Schwelle, die uns alarmiert. |
| Regressionsevaluationen | Jede Änderung an Modell, Prompt, Retrieval-Quelle oder Werkzeug lässt das Evaluationsset vor dem Release erneut laufen. Aktualisiert oder stellt ein Modellanbieter ein Modell ein, besteht das Ersatzmodell dasselbe Set, bevor es live geht. |
| Incident Response | Der Betriebsvertrag legt Schweregrade und Reaktionszeiten fest und bestimmt, wer auf beiden Seiten gerufen wird. Jeder Vorfall endet mit einem schriftlichen Bericht: was passiert ist, die Ursache und die Änderung, die es künftig verhindert. |
| Autonomiereviews | Ein Agent steigt auf der Autonomieleiter nur dann eine Stufe auf, wenn seine Evaluationsergebnisse es stützen, und nach einem Vorfall eine Stufe ab. Ihre verantwortliche Person unterzeichnet jede Änderung. |
| Quartalsreview zum Nutzen | Die Kennzahl aus Phase 01, erneut gemessen, mit einer Empfehlung: behalten, verbessern, neu trainieren, neu bauen oder ausser Betrieb nehmen. |
| Regulatorische Beobachtung | Ändert sich eine Regel, die das System berührt, bewerten wir die Auswirkung und sagen Ihnen, was sich bis wann ändern muss. |
| Roadmap | Verbesserungen und neue Ideen aus dem Review steigen in Phase 01 in die Methode ein, mit eigenem Business Case. |
Wenn Ihr eigenes Team das System betreiben soll, übergeben wir es mit den Runbooks, dem Evaluationsset, den Persona-Karten und den Dashboards und begleiten die Übergabephase.
Häufige Fragen
Müssen wir bei Phase 01 beginnen?
Nein. Ist der Business Case bereits geschrieben und verantwortet, beginnen Sie mit dem Data Readiness Review. Sind Fall und Daten beide bestätigt, beginnen Sie mit einem Proof of Value Sprint. Wir lesen, was Sie schon haben, und sagen Ihnen, welche Phase Sie damit überspringen können.
Wie lange dauert es, bis echte Nutzende das System haben?
Rechnen Sie die Phasen zusammen, die Sie brauchen. Mit den vollen veröffentlichten Spannen dauern die Phasen 01 bis 03 zusammen 14 bis 27 Wochen; danach beginnt der Pilot. Wer mit den beiden Angeboten mit festem Umfang startet, verkürzt die ersten beiden Phasen.
Was kostet das?
Jede Phase wird auf Anfrage bepreist, sobald ihr Umfang feststeht und bevor Sie sich verpflichten. Der Umfang hängt von der Zahl der beteiligten Systeme, Datenquellen und Standorte ab. Die drei Einstiegsangebote haben den kleinsten und am besten vorhersehbaren Umfang.
Können wir nach jeder Phase aufhören?
Ja. Jede Phase endet mit einem Dokument oder einem System, das Sie ohne uns nutzen können: ein Business Case, ein Evaluationsbericht, ein kontrolliertes System, ein Pilotbericht. Verträge laufen jeweils für eine Phase, ein Abbruch kostet Sie also nichts weiter.
Wen brauchen Sie von unserer Seite?
In jeder Phase eine verantwortliche Person für die Kennzahl. Alles Weitere hängt von der Arbeit ab. Phase 01 braucht eine Ansprechperson für Datenschutz, Phase 02 jemanden mit technischem Hintergrund. Phase 03 braucht IT oder Plattform-Engineering ab der ersten Woche. Phase 04 braucht die operative Führungskraft und die Nutzenden an der Front, Phase 05 eine Sponsorin oder einen Sponsor über den gesamten Umfang. Die Angebotsseiten nennen die Stunden pro Rolle.
Wohin gehen unsere Daten?
Das wird in Phase 01 geklärt, Anwendungsfall für Anwendungsfall. Zur Wahl stehen eine Cloud in der Schweiz, Ihre eigene Infrastruktur oder On-Premise. Bei jedem Projekt, das Personendaten berührt, führen wir standardmässig eine DSFA durch, und Personendaten werden durch Aliasse ersetzt, bevor sie ein Modell erreichen, wo immer das Design es zulässt.
Wer betreibt das System nach dem Go-live?
Entweder betreiben wir es mit Ihnen im Rahmen des Betriebsvertrags aus Phase 06 · Betreiben und weiterentwickeln, oder Ihr Team übernimmt es mit unseren Runbooks, dem Evaluationsset und den Dashboards. Diese Wahl können Sie bei jedem Quartalsreview ändern.
Was, wenn sich das System nicht mehr auszahlt?
Das Quartalsreview zeigt es. Sie entscheiden dann, ob Sie es verbessern, neu trainieren, neu bauen oder ausser Betrieb nehmen. Ein System ausser Betrieb zu nehmen, das seine Kennzahl nicht mehr bewegt, ist ein normaler Ausgang von Phase 06.